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One-on-one meeting:如何更高效地跟团队员工开一对一会议?

One-on-one meeting:如何更高效地跟团队员工开一对一会议?

Friday_the_cockapoo
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8194 浏览 2021-07-04 发布

什么是1:1 meeting❓

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相信大部份人在工作中都开过one-on-one meeting吧:或者是与你的老板一对一开会,或者是你对下级员工一对一指导,1:1 meeting现在在公司中已经是非常常见的一种meeting形式了。

领导者一般都会通过与员工预约好固定的时间,来了解员工的工作情况,提供反馈、布置任务等。一般来讲,开一对一会议的频率取决于员工的业务成熟度等,如果有需要(比如新员工)可以每周一两次;相反,如果是自主性很强的老员工也可以很偶尔地开一下,比如一两个月开一次。

为什么1:1会议很重要❓

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一对一会议是管理者展现自我领导力的一个绝佳手段。通过开1:1,管理者可以与员工1⃣️建立互相的信任感、2⃣️维护一个稳定可靠的交流途径、3⃣️固定留出时间讨论大方向问题、4⃣️与员工建立一个“事事有回应”的责任体制、5⃣️让给员工反馈常态化、6⃣️尽早发现并解决可能产生问题的风险因素等。

如何更有效滴开1:1会议❓

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1⃣️固定时间、不要取消、不要迟到

固定时间:每周的同一个时间,或者每个月同一个星期几的某个时间来开1:1会,有助于养成习惯、培养你和员工之间的信任感。

作为领导,给员工开会经常被当作是最不重要的事情之一,一有什么其他priority,第一个被取消的会议往往就是跟员工的one-on-one。其实这样很不好,会降低员工对你的信任程度,也不利于养成习惯、违背了固定时间进行反馈的初衷。如果有条件的话,尽量不要取消与员工的one-on-one meetings。如果实在忙不过来,试着在同一天约一个稍晚一点儿的时间。

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2⃣️要有会议提纲/讨论事项

是的!你与下属之间的会议看似很随意很casual,但是你需要同样地花心思去准备这些会议。

⚠️一般正式开会之前,我强烈推荐先抽出几分钟聊一聊非工作的话题:So what’s new with you? How are you doing lately? 简单(但是走心的)small talk对于建立信任加强了解增进感情是非常有效的。

开始正式聊事儿的时候,你大概想聊什么一定要心里有数。我的建议是在你的notebook里为你的每一位员工都写一个note,记录下两次会议之间你能想到的要与她/他探讨的所有问题和所有想法,以及布置给她/他的任务列表。每次开会之后把解决掉的项目删除、添加新探讨的项目,然后在开下一次会之前继续往这个note上添加想到的东西。如此一来,既不容易忘事情,又比较省时间,还能保证每次开会都有具体的事项可以讨论。

另外在布置任务方面,我个人要求自己和员工都用同一个标准,就是著名职场毒鸡汤:“凡事有交代,件件有着落,事事有回音。”如果我的员工没有做完工作,或者忘了,drop the ball的话,我都会及时利用1:1 meetings提醒⏰他们。

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3⃣️问开放式问题;让员工开头

不要一开头就给员工布置任务;要让员工开头,让他们谈谈他们心头上最重要、最想说的事情。寒暄过后、最好用的开头语就是“What can I help you with?”

另外开会过程中问问题也可以尽量多采用开放式的问题语句,例如"How's the project going?",这样更有利于鼓励员工提出问题、提供信息。

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4⃣️信息透明、态度诚恳

既然你鼓励员工提供反馈、提出问题,就难免会遇到一些你无法回答的问题。这时候最好的做法是诚恳透明地说,你暂时不知道这个问题的答案,或者暂时无法回答她/他,但是你会把这些问题和反馈写下来,找出答案,下次1:1的时候再给出答复。

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5⃣️关心员工的职业发展

问问员工她/他有没有什么想参与的project?有没有什么其他方面的兴趣目前没有得到满足?关心员工对自己下一步职业发展的规划,就是关心团队的retention rate。只有给团队员工足够的挑战和机遇,满足他们的兴趣、开发他们职业发展的潜力,才能更好的留住人才。

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6⃣️诚恳要求员工反馈

虽然大部分时候员工可能比较不想告诉你你有什么地方做得不好、有待提高,但是作为领导者还是要经常问问下属,我有什么地方可以做的更好?is there anything you think I can do differently? 有的员工也许就会给你指出很有用的建议和意见。

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7⃣️及时地给予员工反馈

如果你对员工有何不满,也要及时提供反馈。有些错误犯第一遍的时候你指出来,员工记住了可能就再也不会犯了。但是如果你当时没有指出,这些问题拖的越久就越尴尬。

另外如果员工不停地出现同一个问题,那么可以适当地调整语气,甚至使用一些其他的方法来确保工作质量不受影响。

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8⃣️适当地“画大饼”

画大饼很重要‼️时不时滴适当的画大饼,提一提未来的升职加薪的可能性,即可以提高员工积极性,也能提高工作满意度。当然了,也不能太夸张滴忽悠下属,到时候无法兑现就非常不好了。

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洋洋洒洒又写了一堆。。。你开过one-on-one meeting吗?你有什么好的建议要补充的?

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