Networking邮件礼节|哪些细节要注意|发送时间|如何Follow-Up

Networking邮件礼节|哪些细节要注意|发送时间|如何Follow-Up

CiaoCiaoSkylar
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最近在招undergrad research assistant,首先我会从applicants中挑选一些作为我目前实验的助理,然后会根据他们的工作表现,来选择一些继续跟进我之后的实验,作为我长期的助理。

这些寻求research experience的学生大部分都是打算继续在学术界深造的,那对于能跟我比较久的本科生,我也肯定会在他们申请的时候提供很多的建议和帮助。

在网上po出job description之后,学生就会邮件来联系我。邮件里的细节,基本就决定了我对一个本科生的第一印象。

 

发邮件需要注意的细节📧

 

👉标题

标题是否清晰明确地表达出邮件的目的。

 

👉称呼

用Hello,Good morning/afternoon等,加上对方的名字。如果对方也是学生,可以用first name,如果对方是教授,第一次沟通最好用Dr. 或者Professor + last name。熟了之后可以根据对方的喜好去更改称呼。

 

👉问候/嘘寒问暖

第一句话可以说Hope this email finds you well! 也可以说早上好晚上好,如果是周一发的话可以说Hope you had a great weekend!

第一次和对方发邮件的话,这一部分我个人觉得可有可无。

 

👉自我介绍

一句话说清楚自己是谁,包括名字和class year,如果跟学术相关,要提及自己的major和minor/concentration。

 

👉表明目的

也是一句话先表明目的,告诉对方自己要干啥。比如:我看见了你们实验室的position opening,想问问这个位置是否还open。

 

👉说明理由/补充背景信息

1-2句话说清楚自己为什么想要参与到research中,比如:以后想要在学术界发展,想要多explore不同的学习机会,单纯对这个topic感兴趣想要了解更多。如果有相关的经验,再花1-2句话说明自己之前的角色。不要太啰嗦,不要写小作文,简洁明了就可以。我如果觉得对这个学生的背景很有兴趣,我会主动去initiate一个更深入的对话。

 

👉总结

最后说一下,自己希望可以更多了解这个position,或者自己能获得在这个实验中学习的机会等,简短表明一下自己的意图。

 

👉感谢/结束语

可以说I look forward to hearing from you soon! / Thank you for your time! 等

 

👉署名

最后写Thanks, / Best, / Cheers, / Sincerely, + 全名作为一个署名。

署名下方如果有一个很全的signature的话最好,就是名字 + pronouns + 专业 + class year等基本信息。

Signature在所有的邮件网页/app里都可以统一设置,给别人发邮件的时候让别人清晰地知道你是谁,是一个非常好的习惯。

 

 

除此以外,发此类邮件的时候,尽量让自己的语言更专业一些,不要发日常聊天用的缩写(比如lol),也不要发表情。

语言不需要太华丽,简单易懂就好,对自己语法不自信的话可以用Grammarly之类的软件来检查一下有无明显的语法错误。

 

另外,在这种正式沟通的时候,请用学校提供给你的email,不要用私人邮箱。首先可以保证你的邮件不会被意外放到spam folder,其次也可以让对方一眼就知道你是有身份的人,不是外面的什么阿猫阿狗。

 

 

发email的时间⏰

 

Email本身不是一个即时沟通的渠道,但是最礼貌的还是在工作时间内发送(周一到周五每天9AM-5PM),尤其是你第一次和对方沟通的时候。

虽然很多教授会在不寻常的时间回复邮件…

但是大部分时候,在大半夜收到学生邮件真的不是一件令人开心的事情……


对方不回复怎么办?

 

首先不要太着急,有的教授喜欢在24小时内回复邮件,有的则通常会等上两三天。如果3-5天还没有回复,可以follow-up一下。

可以回复之前自己发送的那封email,也可以send it as a new message。我个人会比较喜欢第一种,这样可以自己或者对方可以快速看到之前漏看/忘记回复的信息。

Follow-up的时候可以👇

👉问候一下:Hope you’re doing well! / Hope this email finds you well!

👉简单提及上一封邮件:“什么时候”发了有关“什么内容”的一封email

👉想要对方干什么:It would be great if you could …

👉提供其他option:I’m also happy to … / Let me know if you would prefer …

👉结束语:Please let me know if you have any trouble … / Let me know if I could provide … ! Thank you and hope you have a great rest of your day / great weekend!

 
 
虽然有时候会碰到这种情况…
不管对方怎么样,自己保持一定礼节是必须的,非常能给别人留下良好的第一印象!
 
最后分享队友最近感觉特别related的一张meme!他在教一节本科生的intro课,经常收到学生不知所云的邮件😂他说那些学生大概就是图片里这样👇

 

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