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5分钟告诉你什么是任务管理软件,真的能让你的生活焕然一新吗?
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5分钟告诉你什么是任务管理软件,真的能让你的生活焕然一新吗?

NinJIA NinJIA
本文于469天前发布   421天前更新
优选攻略

首先这真的是一篇被拖了不知道多久的文章,创建它的初衷是来自于朋友的抱怨。抱怨自己脑子不好使,成天想不起事情总是做一件忘记一件。听到这样的抱怨再想想自己,发现自己也何尝不是呢?

Giphy

忙碌的工作或者学习生活,大大小小的生活琐事带来的可能并不是能够一次完整做完一件事情的情况,而是大量的碎片化时间去分段式处理大量琐碎的事情。这也是很多人觉得记性不好了,总是忘记事情的根本原因。那么到底一款任务管理软件能否让我们的生活变得更加有效率,也变得不那么健忘呢?

什么是任务管理软件?

任务管理类的软件也就是我们许多人平时提到的GTD软件GTD是英语Getting Things Done的简写,其实像手机中的提醒事项,备忘录或者现实的笔记等等都是为了让我们更好的去记录自己的事情,管理自己的时间。

FacileThings

小编我是一年前接触的GTD软件,刚开始的时候觉得我终于可以合理的安排自己的时间,把所有的想法都记录下来,再也不会忘记或者错过事情了。结果从起初的严格律己,慢慢发展到忽略不重要的只解决重要的,再到后来干脆偶尔拿来看看,然后突然有一天心血来潮,重新规划后把上面的过程再循环一遍。

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那么GTD软件到底能否解决我们的问题呢?对我来说是有的,不明显,但是是有用的。但是对你来说有可能变成一种负担和额外的麻烦,反而不能为你的生活带来什么积极地作用。每个人的情况不同,想法目标不同,那么自然而然的对于事物的需求也就不同

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也许多你来说,想到了就做,比起想到了记下来之后再做更有说服力,那么你何必使用这类软件。但是如果喜欢按部就班,做事情有张有弛,喜欢规划好自己的生活,那么这类软件也许正中你的下怀。所以先找好自己的方式,然后试着让GTD软件去帮助你事无巨细,这样才能发挥真正的意义。

感悟与推荐

感悟

前文中提到了我是一年多前开始使用GTD软件的,通过自己的使用,从刚开始的为了记录而记录,到了后来的选择性备注是一个根据自己体验去改变的过程。开始的时候似乎在暗示自己,花了钱买了软件就该用,反而失去了本质的意义,变成了软件的奴隶随时随刻的在识图完善它,反而错过了本来空闲的时间。

后来干脆放弃了事无巨细的备注,而是去记录一些未来的琐事或者容易遗忘的小事,这样做了以后发现效果确实不错,至少让我减少了忘记信用卡还款的次数。当然也有很多为自己列的小计划小目标还是妥妥的放在那里一天天往后拖。

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比如计划自己要去打场球,计划自己要去健身,计划要把这篇文章写出来。。。到现在了这些计划依然躺在我的应用里,但是我早就自动忽略他们了。唯一有用的就是每次打开都能看到,也算是一种特殊的提醒方式,结果就是在过去了好几周以后,我还是决定把其中的一项计划完成,就是把这篇文章搞定。

推荐

说道这类软件,起初我用过Omnifocus,结果是放弃了。原因就是太复杂,我不想花太多的时间去弄懂一个软件该怎么用,似乎它有很多的门道,而且当你研究透了该怎么使用以后会是一款非常棒的GTD软件,但是我还是选择放弃了。

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然后是Todoist,似乎像Omnifocus和Todoist都是GTD软件的老大哥,哦对了,还有2do。Todoist给我的感觉还是非常好的,简单直接,也比较方便,跨平台的软件可以跟很多设备同步,属于那种中规中矩的软件,用了有4个多月吧。

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直到后来被朋友安利,下载了Things,用了两天觉得不错,又购买了Mac版本的,完了又是Watch版,就一直用到了现在。说它是最好的软件吗,不见得,其实Things有很多逻辑方面的东西我不觉得有Todoist那么容易理解或者说简单,而Things让我觉得好的一点就是它的界面给人的感觉,醒目,简洁,清新的感觉

MacStories

对于刚开始接触GTD,和准备试探一下这类软件是否有用,或者就是心血来潮想玩的朋友。其实上面提过的软件都可以下载,我的推荐当然是Things,因为毕竟用的最久,也是个人比较喜欢的一种设计风格,外貌协会的人就是我这种的。在你打我之前,其实你可以下载任何一款,但是我不推荐Omnifocus,原因就是我不喜欢它的逻辑,本应该是让事情更简单,但是它的功能过于复杂以后就脱离了我想要的本质。

详解Things

示例

其实Things这款软件早在2009年就获得了Apple的设计大奖,而经过版本的更新迭代以后,现在的Things 3早已经和之前几代版本有着明显的不同了,无论是在设计风格上,还是全新的操作模式上都有了很大的改动。

The Verge

界面的改动意味着更加清爽的感受和使用体验,这一点我是要点个赞的。而除此之外我们还得了解一般的GTD软件的工作内容步骤具体有哪些。

首先是通过输入事件来创建最基本的清单-我们把这个过程叫做收集事件的过程

紧接着就是为这个事件添加一些额外的信息去完善,例如涉及步骤,人员,过程等等细节-我们将这个过程称作整理事件

下一步就是将已经完善好的事件移动到属于他自己的分类,例如工作、家庭等等分类,再添加上日期、时间等等-我们将这个过程叫做组织事件

而后就是执行事件和回顾事件的过程,这两个过程也是最终我们会被软件提醒并且试图去完成的一个过程,很高的执行力以及及时的回顾来使重要的事情做到更完美。

那么我们再来看看Things能够在这些步骤上做出什么不一样的惊喜。

首先是交互方式,我们拿手机版本举一个栗子。

我们通过界面可以看到整个Things的设计概念在手机端被分成了过滤器选项包括今天、计划、随时、某天等,而在基本的过滤器下方则是任务创建区域,而在任务创建区域中Things也是在逻辑上分为了责任区域、项目以及待办事项三个大类。而Things上让我惊喜的是它右下角的蓝色➕号按钮,在Things中也没称之为Magic Plus。

通过重压长按按钮,会弹出选择项目,从而根据自己需求添加待办事项、项目、或者责任区域等等。而按住加号拖动它到任何已经创建的责任区域中时再松开,则会自动创建新的项目,而如果拖动至项目中则会自动创建待办事项。

通过拖动加号进入想要添加项目的区域,然后松开后即可自己想要加入的分类内容。

而具体在创建待办事项的时候,点击进入你想要创建内容的分类区域,在点击加号进行创建。创建好了内容之后将内容向左滑则会弹出更多选项,例如选择时间,删除等等
而同样的,你所创建的所有东西将会在Mac上或者iPad上同步显示出来,那么我们接下来用iPad版本的Things举个栗子。

首先我们可以看到整个界面左侧的部分和手机内容相差无异,而在上方过滤按钮处可以看到今天选项中有3项内容,打开后可以看到内容,但是实际今天提醒的事项应该只有在生活区域中可以看到。剩余的健身和文章的完成度只是比较随意的丢在那里用来提醒自己而已。通过点按就可以将已经购买的物品从购物清单中划去,非常实用。

逻辑

Things本身就是一种工具,如何更好地掌握并使用工具是我们该去了解的。首先是最上方的今天、计划、随时等等标签,在GTD软件中大家称之为过滤器,主要是为了更快的分类过去,现在,和未来的内容,用于回顾,提醒自己

而在下方的责任区域内,你可以通过个人喜好进行任意的添加或者删减,而在增加区域,设置项目,以及添加待办事项这些过程当中,我们要注重一个事件的细化程度以及什么样子才是对我们最拥有的。

首先如果将事情分类的过于复杂繁琐,不仅仅增加了前期创建事件时候的成本,而对于后期在提醒自己的过程中也不见得有很多利处。但是如果你的时间创建的过于简单,也会失去了提醒的本质,更多是一个备忘录的角色。

选择好了事件的建立方式,还要看中的是对于事件提醒、事件、关联的东西的创建。如果像我一样只是为了提醒,那么可以不设置任何东西它还是会永远出现在你今天的选项中,而设置时间可以包括提醒时间, 需要完成的时间等等来督导自己定量完成工作内容。

结语

其实GTD软件要放在对的人手中才能发挥出对的效果,每个人的行为习惯不同,并不需要特意来尝试此类软件。本文的主旨在于希望每一位阅读完文章的小伙伴都可以考虑是否需要一款GTD软件来帮助自己提高效率,而像Things一样的软件有很多种,如果大家有很大的兴趣,请在下方留言,我会专门出一期Things的使用技巧来帮助大家更好的使用该软件。

感谢您看到这里,留下您的感想和我交流,我会尽力回答大家提出的问题。

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本文由 NinJIA 原创编辑,未经许可不得转载,否则将进行追究。部分图片来自于网络版权属于原作者

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