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和全球工作伙伴开了10年电话会议,我总结了这3点经验

和全球工作伙伴开了10年电话会议,我总结了这3点经验

xiaozhengjessica
xiaozhengjessica
3363 浏览 02-12 发布

话说,这一周,很多同学继续开启「远程办公」的模式。

上一次,小郑分享了《在家上班的五个小技巧》,收到了很多读者积极的反馈和留言。但是,有小伙伴提出:比在家上班更难的,是远程开会!因为看不到彼此,电话或者视频会议时,特别让人头疼:
明明约了10点开会,为啥开会时就来了一个人?
明明想好要说三件事,扯着扯着,怎么讨论起其他事情了?
明明说好是小组讨论的,怎么变成了我一个人在说?
明明会开完了,好像就和没开一样;因为完全听不清结论是啥!

确实,和面对面开会相比,远程开会难度更大、效率更低。而小郑自己,在这方面确实有些经验可以分享。因为在过去10年+工作里,我的工作小伙伴遍布亚太、欧洲和美国,和远在几万公里外的同事开电话或者视频会议是常态。而我自己,也在这10年里,从一枚「新手小白」,进化为熟练主持远程会议的老手。
今天就来分享几个我很受用的小技巧吧。抛砖引玉,欢迎补充哦。

01、开会前

在公司开会时,反正大家都在一个办公室 ,一言不合马上几个人可以凑到一起,面对面开个小会,什么问题都解决了。

但是,远程开会可没有这样的便利。因为大家不在同一个空间里,看不到彼此,更不可能随叫随到,所以一定要提前准备,绝不能随心所欲。而且,准备得越充分,开会效果越好。
实操指南如下:
◎ 提前发出开会邀请
先从我的第一份工作说起。那时,我在法国欧记做管培。法国人,大家懂得,都是Free style。开电话会议,很少提前预约,而是想到了就和法国总部打电话。结果,基本就是鸡同鸭讲,或者根本找不到彼此哈哈哈。
后来,我加入了一家美国公司,立刻震碎了我的工作观。刚入职一周,我就收到一份美国总部发来的线上会议邀请的电子邮件,仔细一看,开会日期是一个月之后。一个月以后?我都不知道自己能不能过试用期、一个月之后还在不在公司呢!

仔细一想,这样做也不无道理。公司里开会,我们可以冲到对方办公桌那里「抓人」来开会;但是远程开会,万一对方没看手机,就根本找不到对方!所以,提前邀请别人来开会,既能保证出场率,而且也给了对方足够的时间安排和准备,可以说是双重稳妥的做法。
当然,提前一个月邀请开会,一般没有必要;通用原则是至少提前24小时发出开会邀请。
◎ 提前准备会议的接入号码和密码
现在的视频开会软件很多,有各自的接入号码和密码,会议组织者一定要提前准备好,和会议邀请一起发给大家。
我是不会告诉你的,有多少次开电话会议时,对方忘记发密码了,结果,等大家收到密码再手忙脚乱进入会议时,已经整整过去15分钟了。大家的时间都很宝贵啊!而且,这样会影响心情,让所有人都觉得特别有挫败感。
◎ 提前准备会议议程(Agenda)
其实,面对面开会也是同样如此,要提前准备会议议题;而远程开会时,更要注意这一点,最忌满嘴跑火车。

这一点,其实也是我从美国人身上学来的。开会前,每个人都会收到一张精确到几点几分的议程,包括谁主讲哪个话题,详细到「令人发指」。

说实话,一开始,我完全不相信这种Agenda—— 如此精确,怎么可能?
结果,开了几次电话会议后,我惊奇地发现,居然每一次开会都和Agenda的安排大差不离!到点结束一个话题,开始另一个,几乎不会跑偏。就算个别话题拖堂了几分钟,会议主持人也会控制时间、赶进度,以保证会议准时结束。
✏️ 总结:
一个成功的远程会议,必须要提前邀约与会者,保证相关人员都要到会;同时,组织会议者要提前提供会议接入号码,以及精确的会议日程表,才能保证开会时大家各就各位,高效完成。

02、开会时

在公司开会,反正就在会议室,只要按时跑进会议室就好了;万一投影仪不好用,可以立刻现在马上找IT小哥哥来帮忙;
但是,远程开会,可没有这样的便利。我们没有会议室,身边更没有IT小哥,万一碰到了问题,真是叫天天不灵,叫地地不应。所以,这些小技巧大家可以考虑采纳:
◎ 提前进入虚拟「会议室」
视频通讯软件再强大,有时就是免不了碰到技术问题,怎么都连不上线。尤其当其他人都各就各位、所有人都在等你一个,那真是Real尴尬。
所以,强烈建议大家早五分钟拨入会议室,不怕一万,就怕万一。其实,这个道理,就和去面试一样。早一点到对方公司,防止路上碰到各种想不到的意外情况。

如果你是会议组织者,可以更早一点进入会议室。一旦时间到了,记得点名,让大家有一种到场的「仪式感」。
另外,可能大部分小伙伴还不太习惯、或者不够重视远程会议,不如让老板或者主持人先开个头、奠定主基调。比如:
大家虽然看不到彼此,但是这个电话会议就和面对面开会一样重要!
◎ 找一个安静的地方
在公司开会,我们肯定不会在茶水间那么吵闹的地方,而会选择安静的会议室;那么,开远程会议时也是如此—— 一定要找个安静的地方开会。
我就碰到过有同事边开车边开会,他上了高速后信号不稳定,整个会议就变成一场灾难:「某某,你在吗?听得到吗?听不清楚啊…..」,还不时传来汽车的喇叭声🤦‍♀️

那么,是不是在家开电话会议就一定安全吗?
Nooooooooo!
同事家里的宠物和小孩吵闹声,我可是听了不止一次🤦‍♀️。我真的不想知道对方家里有几条狗、几个猫、几个娃好不好!
建议大家一定要选一个封闭的空间开远程会议。同时,记得戴上耳机,不要开免提。一方面,收音效果更好,自己可以听得更清楚,而且还不会吵到家里人。

◎ 提前准备
在公司开会,万一什么资料没带全,我们可以跑回办公桌去拿,剩下的同事在办公室里寒暄几分钟也无伤大雅;但是,远程会议可完全不一样。
你在这边手忙脚乱找资料,其他人都对着电话或者屏幕发呆,一分钟感觉和十五分钟一样漫长;而且,你更容易忙中出错,最后什么都找不到,支支吾吾说不清楚。整个会议结束,大家只记得:某某某,开了一半资料找不到,浪费了我们半小时,此人一定不靠谱!
所以,一定要提前根据会议的Agenda准备相关资料。手中有粮,心中不慌。
◎ 保持专注
在公司开会,因为是面对面坐着,哪怕我们不感兴趣,也不敢当众玩手机,也得假装很认真的亚子。
但是,远程开会,正因为看不到彼此,碰到不感兴趣的地方不知不觉就走神了。比如曾经的小郑本郑,边开会边刷手机是常态。直到有一次,直接被主持人点名,我这才痛定思痛,改过自新。
远程开会诱惑多,所以,大家更要提醒自己保持专注,不要玩手机,不要看新闻,把它当作一场常规的开会。

◎ 如果你是会议主持人
决定一场远程会议成败的关键,就是主持人,没有之一。
如果你是,那么恭喜你,这是一个绝佳的展现自己领导力(Leadership)的好机会!其实,做主持人一点也不难,是有技巧滴。
这里分享几个我主持会议的小经验:
– 会议开始时,先把会议主题、参与人数等先简单介绍一遍,比如:
感谢大家今天来开会。今天,我会分享关于2020年3-6月的新品上市计划,参与会议的同事包括加拿大的XXX,澳洲的XXX,新加坡的XXX,美国的XXX。今天会议时间大概在30分钟左右。
– 多用视觉材料,比如共享自己的电脑屏幕和PPT;毕竟,一个人balabala讲是很累的,大家也容易走神;
– 一定要按照会议Agenda来,不要说着说着就岔开了话题。如果有人跑题了,或者超过了预定时间,主持人一定要及时拉回来。比如:
这个话题不在我们今天的议题上。建议大家offline再讨论。
我们已经超过预计时间了,因为时间有限,我们要开始下一个项目的讨论。建议相关人员会后单独邮件沟通。
◎ 一定要Speak up
之前小郑在很多职场文里都说过,职场一定要刷存在感,开会时一定要多多发言,Speak up,才不会被当成小透明。

有时远程开会,会碰到集体冷场的尴尬局面。这时,主持人可以多点名提问题,比如我经常这样问:
关于这个项目,马来西亚,你们怎么看?新加坡,你们喜欢吗?韩国团队,你们觉得如何?
这样「倒逼」大家Speak up,被点名的人会参与进来,大家说得多了讨论自然就深入了。
◎ 要短小精悍
远程会议特别不容易集中精神,所以建议绝对不能超过一个小时。根据我的经验,30分钟以内的远程会议,效率最高。
✏️ 总结:
一个成功的远程会议,与会者必须身处安静区域,提早连入会场,同时,提前准备资料,保持专注,多多发言。
如果你是主持人,则要求更高,需要控制全场,保证会议有序地进行。

03、开会后

在公司开会,开完会后,相关人员会发送会议记录(Meeting minutes)给所有与会者;
远程开会,更需要如此。尤其因为远程会议人多嘴杂,很容易产生误解,一个清晰明了的会议纪要就能防止一切误会,以便今后更好地开展工作。
如果你是会议组织者,需要在24小时内发送会议记录给所有相关人员;如果你是参与者,收到后需要尽快看,如果发现和你理解的有偏差,要及时和组织者联系,尽快修正。

最后,更建议大家多用视频会议,比打电话强多了!看到同事或者老板的脸,容易让我们觉得自己是在工作,而且并不孤单。所以,小郑挂在嘴边的Dress for Success —— 好好穿衣打扮,就更加重要啦!
记住,你穿什么衣服,你就是谁!超人穿西装时,是一名普通律师;穿上超人服时,才是超人。

好了,以上就是关于远程开会的几个小技巧,分享给大家。其实,大家不必纠结用什么软件或者App;重点是抓住以上三个技巧,才是远程开会成功的关键。
老规矩,附上知识卡片,大家也可以发给需要的小伙伴。

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 【我是小郑】
复旦毕业,在欧莱雅、Dior、娇韵诗等公司工作15年+;上过《Self》杂志封面,做过 DJ,辞职开过舞蹈学校,目前旅居美国和澳洲工作,是一枚无婚无娃无房的上进中年。我没啥优点,就是有点努力。记得关注我哦!

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