和全球工作伙伴开了10年电话会议，我总结了这3点经验

xiaozhengjessica 1.56万浏览 2020-02-12 发布

话说，这一周，很多同学继续开启「远程办公」的模式。

上一次，小郑分享了《在家上班的五个小技巧》，收到了很多读者积极的反馈和留言。但是，有小伙伴提出：比在家上班更难的，是远程开会！因为看不到彼此，电话或者视频会议时，特别让人头疼：
明明约了10点开会，为啥开会时就来了一个人？
明明想好要说三件事，扯着扯着，怎么讨论起其他事情了？
明明说好是小组讨论的，怎么变成了我一个人在说？
明明会开完了，好像就和没开一样；因为完全听不清结论是啥！

确实，和面对面开会相比，远程开会难度更大、效率更低。而小郑自己，在这方面确实有些经验可以分享。因为在过去10年+工作里，我的工作小伙伴遍布亚太、欧洲和美国，和远在几万公里外的同事开电话或者视频会议是常态。而我自己，也在这10年里，从一枚「新手小白」，进化为熟练主持远程会议的老手。
今天就来分享几个我很受用的小技巧吧。抛砖引玉，欢迎补充哦。

01、开会前

在公司开会时，反正大家都在一个办公室，一言不合马上几个人可以凑到一起，面对面开个小会，什么问题都解决了。

但是，远程开会可没有这样的便利。因为大家不在同一个空间里，看不到彼此，更不可能随叫随到，所以一定要提前准备，绝不能随心所欲。而且，准备得越充分，开会效果越好。
实操指南如下：
◎ 提前发出开会邀请
先从我的第一份工作说起。那时，我在法国欧记做管培。法国人，大家懂得，都是Free style。开电话会议，很少提前预约，而是想到了就和法国总部打电话。结果，基本就是鸡同鸭讲，或者根本找不到彼此哈哈哈。
后来，我加入了一家美国公司，立刻震碎了我的工作观。刚入职一周，我就收到一份美国总部发来的线上会议邀请的电子邮件，仔细一看，开会日期是一个月之后。一个月以后？我都不知道自己能不能过试用期、一个月之后还在不在公司呢！

仔细一想，这样做也不无道理。公司里开会，我们可以冲到对方办公桌那里「抓人」来开会；但是远程开会，万一对方没看手机，就根本找不到对方！所以，提前邀请别人来开会，既能保证出场率，而且也给了对方足够的时间安排和准备，可以说是双重稳妥的做法。
当然，提前一个月邀请开会，一般没有必要；通用原则是至少提前24小时发出开会邀请。
◎ 提前准备会议的接入号码和密码
现在的视频开会软件很多，有各自的接入号码和密码，会议组织者一定要提前准备好，和会议邀请一起发给大家。
我是不会告诉你的，有多少次开电话会议时，对方忘记发密码了，结果，等大家收到密码再手忙脚乱进入会议时，已经整整过去15分钟了。大家的时间都很宝贵啊！而且，这样会影响心情，让所有人都觉得特别有挫败感。
◎ 提前准备会议议程（Agenda）
其实，面对面开会也是同样如此，要提前准备会议议题；而远程开会时，更要注意这一点，最忌满嘴跑火车。

这一点，其实也是我从美国人身上学来的。开会前，每个人都会收到一张精确到几点几分的议程，包括谁主讲哪个话题，详细到「令人发指」。

说实话，一开始，我完全不相信这种Agenda—— 如此精确，怎么可能？
结果，开了几次电话会议后，我惊奇地发现，居然每一次开会都和Agenda的安排大差不离！到点结束一个话题，开始另一个，几乎不会跑偏。就算个别话题拖堂了几分钟，会议主持人也会控制时间、赶进度，以保证会议准时结束。
✏️ 总结：
一个成功的远程会议，必须要提前邀约与会者，保证相关人员都要到会；同时，组织会议者要提前提供会议接入号码，以及精确的会议日程表，才能保证开会时大家各就各位，高效完成。

02、开会时

在公司开会，反正就在会议室，只要按时跑进会议室就好了；万一投影仪不好用，可以立刻现在马上找IT小哥哥来帮忙；
但是，远程开会，可没有这样的便利。我们没有会议室，身边更没有IT小哥，万一碰到了问题，真是叫天天不灵，叫地地不应。所以，这些小技巧大家可以考虑采纳：
◎ 提前进入虚拟「会议室」
视频通讯软件再强大，有时就是免不了碰到技术问题，怎么都连不上线。尤其当其他人都各就各位、所有人都在等你一个，那真是Real尴尬。
所以，强烈建议大家早五分钟拨入会议室，不怕一万，就怕万一。其实，这个道理，就和去面试一样。早一点到对方公司，防止路上碰到各种想不到的意外情况。

如果你是会议组织者，可以更早一点进入会议室。一旦时间到了，记得点名，让大家有一种到场的「仪式感」。
另外，可能大部分小伙伴还不太习惯、或者不够重视远程会议，不如让老板或者主持人先开个头、奠定主基调。比如：
大家虽然看不到彼此，但是这个电话会议就和面对面开会一样重要！
◎ 找一个安静的地方
在公司开会，我们肯定不会在茶水间那么吵闹的地方，而会选择安静的会议室；那么，开远程会议时也是如此—— 一定要找个安静的地方开会。
我就碰到过有同事边开车边开会，他上了高速后信号不稳定，整个会议就变成一场灾难：「某某，你在吗？听得到吗？听不清楚啊…..」，还不时传来汽车的喇叭声🤦‍♀️

那么，是不是在家开电话会议就一定安全吗？
Nooooooooo！
同事家里的宠物和小孩吵闹声，我可是听了不止一次🤦‍♀️。我真的不想知道对方家里有几条狗、几个猫、几个娃好不好！
建议大家一定要选一个封闭的空间开远程会议。同时，记得戴上耳机，不要开免提。一方面，收音效果更好，自己可以听得更清楚，而且还不会吵到家里人。

◎ 提前准备
在公司开会，万一什么资料没带全，我们可以跑回办公桌去拿，剩下的同事在办公室里寒暄几分钟也无伤大雅；但是，远程会议可完全不一样。
你在这边手忙脚乱找资料，其他人都对着电话或者屏幕发呆，一分钟感觉和十五分钟一样漫长；而且，你更容易忙中出错，最后什么都找不到，支支吾吾说不清楚。整个会议结束，大家只记得：某某某，开了一半资料找不到，浪费了我们半小时，此人一定不靠谱！
所以，一定要提前根据会议的Agenda准备相关资料。手中有粮，心中不慌。
◎ 保持专注
在公司开会，因为是面对面坐着，哪怕我们不感兴趣，也不敢当众玩手机，也得假装很认真的亚子。
但是，远程开会，正因为看不到彼此，碰到不感兴趣的地方不知不觉就走神了。比如曾经的小郑本郑，边开会边刷手机是常态。直到有一次，直接被主持人点名，我这才痛定思痛，改过自新。
远程开会诱惑多，所以，大家更要提醒自己保持专注，不要玩手机，不要看新闻，把它当作一场常规的开会。

◎ 如果你是会议主持人
决定一场远程会议成败的关键，就是主持人，没有之一。
如果你是，那么恭喜你，这是一个绝佳的展现自己领导力（Leadership)的好机会！其实，做主持人一点也不难，是有技巧滴。
这里分享几个我主持会议的小经验：
– 会议开始时，先把会议主题、参与人数等先简单介绍一遍，比如：
感谢大家今天来开会。今天，我会分享关于2020年3-6月的新品上市计划，参与会议的同事包括加拿大的XXX，澳洲的XXX，新加坡的XXX，美国的XXX。今天会议时间大概在30分钟左右。
– 多用视觉材料，比如共享自己的电脑屏幕和PPT；毕竟，一个人balabala讲是很累的，大家也容易走神；
– 一定要按照会议Agenda来，不要说着说着就岔开了话题。如果有人跑题了，或者超过了预定时间，主持人一定要及时拉回来。比如：
这个话题不在我们今天的议题上。建议大家offline再讨论。
我们已经超过预计时间了，因为时间有限，我们要开始下一个项目的讨论。建议相关人员会后单独邮件沟通。
◎ 一定要Speak up
之前小郑在很多职场文里都说过，职场一定要刷存在感，开会时一定要多多发言，Speak up，才不会被当成小透明。

有时远程开会，会碰到集体冷场的尴尬局面。这时，主持人可以多点名提问题，比如我经常这样问：
关于这个项目，马来西亚，你们怎么看？新加坡，你们喜欢吗？韩国团队，你们觉得如何？
这样「倒逼」大家Speak up，被点名的人会参与进来，大家说得多了讨论自然就深入了。
◎ 要短小精悍
远程会议特别不容易集中精神，所以建议绝对不能超过一个小时。根据我的经验，30分钟以内的远程会议，效率最高。
✏️ 总结：
一个成功的远程会议，与会者必须身处安静区域，提早连入会场，同时，提前准备资料，保持专注，多多发言。
如果你是主持人，则要求更高，需要控制全场，保证会议有序地进行。

03、开会后

在公司开会，开完会后，相关人员会发送会议记录（Meeting minutes）给所有与会者；
远程开会，更需要如此。尤其因为远程会议人多嘴杂，很容易产生误解，一个清晰明了的会议纪要就能防止一切误会，以便今后更好地开展工作。
如果你是会议组织者，需要在24小时内发送会议记录给所有相关人员；如果你是参与者，收到后需要尽快看，如果发现和你理解的有偏差，要及时和组织者联系，尽快修正。