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应灾准备之重要文件清单 | 灾后重建、申请援助或减税,你需要这些文件

应灾准备之重要文件清单 | 灾后重建、申请援助或减税,你需要这些文件

爱做功课的Rain
爱做功课的Rain
2956 浏览 2021-12-10 更新 2021-12-11 发布

美国近年来天灾不断,山火、洪水、飓风、龙卷风、火山爆发...

补办丢失的文件记录和报税,绝对是大多数不幸遇上自然灾害的人的首要待办事项。因为无论是要从保险公司获得灾害赔偿,还是申请联邦援助,还是在税表上申报灾害损失,这些文件信息记录都必不可少。

应灾准备:重要文件清单列表

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图片来自于PreppersSurvive,版权属于原作者

当不得不在紧急情况下撤离家园的时候,你或者只有几分钟来选择带上什么和不带什么,而在这个时候,个人财务记录可能会被放到最后的位置。

平时事先收集、复制和储存好财务信息,就能够避免遇上紧急情况时手忙脚乱,并且在灾后也能更快恢复文件记录。

账户号码(Account Number)

记录并备份以下常见的账户号码以及客服联系电话,方便快速找回财务信息记录。

Account Numbers 常用账户号码清单
图片来自于consumerfinance.gov,版权属于原作者

常用财务账户记录包括:

  • Mortgage 房贷
  • Car Loan 车贷
  • Student Loan 学生贷款
  • Credit Card 信用卡
  • Rent 租金
  • Utilities 水电煤气网络电话等
  • Bank Accounts 银行账户记录,包括支票、储蓄等
  • Leases & Contracts 租赁记录
  • Investment records 投资账户记录
  • 线上账户的账号密码列表

个人证件记录(Personal records)

复制备份以下个人证件记录:

  • Driver’s licenses 驾照
  • Passports 护照
  • Social Security cards 社保卡
  • Birth certificates 出生证
  • Marriage and divorce papers 结婚证/离婚证
  • Home titles or deeds 房契
  • Car, boat, or RV registrations and titles 车、船、RV等的titles

其他财务记录(Financial records)

虽然大多数财务记录都可以很容易翻查补充,但是如果天灾过后有什么损失需要报保险理赔,那拿着保险信息直接去申报就比还要先查询一轮更方便,需要看医生时先提供医保信息,也可以避免后续的好多麻烦。

备份好以下的一些财务信息,可以让你事半功倍:

  • Insurance policies 各类保险记录,包括房屋保险、医疗保险、人寿保险等等
  • Income tax information 报税记录
  • Pay stubs and employer benefits records 工资单和员工福利记录
  • Wills, living wills, trusts, financial and medical powers of attorney 遗嘱、信托、财务和医疗委托授权书等

教育记录(Educational Records)

  • 文凭、毕业证书、其他认证
  • 学校成绩单
  • 学校ID

电脑文件(Computer files)

如果你习惯将一些财务记录、密码、图片等等储存成电子格式的话,使用安全的云储存备份可以让你更加安心。

整理个人财物清单

以书面清单格式记录好个人财物,拍照或视频记录家里各个房间的情况,在财物不见或者被破坏的时候,才更方便提供申请理赔的证据。

保存和备份重要文件

日常将重要文件复制备份,并且养成习惯将原版文件收藏好,存放到一些防水盒子,或者防火的保险箱,又或者银行保险箱(safe deposit box)里,会更有保障。

如果重要文件是存放在家里的话,统一放到袋子或盒子里,方便遇到紧急情况随时一下带走。

遭遇自然灾害之后

在遭遇自然灾害之后,应首先联系房贷、车贷、信用卡等信贷还款机构,表明受灾的困境,很多机构可能会提供应灾援助项目。

向保险公司申报保险理赔、或者申请政府援助项目、或者报税申报受灾损失时,需要收集房地产、个人财物、车辆等信息,企业主也需要提供损失的存货清单等,有条理的文件记录有助于证明与灾难相关的损失。

如果家里已经不能住,需要重建,可以联系水电煤气电话网络等公司看是否可以暂停服务减少开支。

天灾过后,通常会有很多人或组织自发提供援助,但有些诈骗组织也可能会趁机发灾难财,以下一些情况需要额外留心:

  • 需要你预付费用来帮你申请服务、福利或获得贷款,政府员工绝对不会为了帮助你获得福利或者服务而收费;
  • 挨家挨户推销维修的承包商,特别是那些提供大幅折扣或者要求你提前支付的人;
  • 试图向你推销事后保险政策的保险经纪;
  • 名称与政府机构或慈善机构名字相似的组织。

留意延迟的报税截止日期

受灾后报税截止日期延期
图片来自于Shutterstock,版权属于原作者

过去几年,国税局(IRS)对于全国性或地区性灾害都给予了延迟报税纳税的优惠。

比如因受新冠疫情影响,2019年和2020年都推迟了收入税报税截止日期;前阵子飓风艾达登陆造成破坏,路易斯安那州居民和企业主需要按季度申报的纳税日期获得延期,后来密西西比州、纽约州和新泽西州受影响居民也获得了同样的延期。

除了联邦税有延期优惠外,各州州税通常也会采取与联邦一致的延期措施,特别是受到灾害影响的州。不过如果需要申报多个州州税的话,其他没有受灾的州可能不会给予同样的延期纳税优惠。

另外,大多数州通常对有合理理由的迟交税款罚金给予减免,而遇上自然灾难通常都会被认为是合理理由之一,有需要的小伙伴们可以在各州官网上了解一下拖欠税款的申报流程。

如何重新获取重要文件记录?

如果事先没有保存好记录,又或者因各种原因丢失了,可以通过以下的方式来重新获取相关文件和价值记录。

个人身份证件

如果个人身份证件丢失或损毁,一般可以从在当地DMV补办ID开始,慢慢补全其他所有证件,在美国出生的人士也可以先从该州的Vital Records部门补办出生证。中国公民则应该尽快联系辖区使领馆补办护照。

IRS报税记录

IRS官网上注册账号,即可以免费下载过往的报税相关记录。如果无法在线上验证身份信息,可以要求邮寄Transcript,或致电800-908-9946也可以要求将transcript记录邮寄到家。

金融财务记录

小伙伴们可以从银行或信用卡公司收集以前的财务记录报表,通常近期的记录都可以直接在线上账户翻查到,联系银行也可以要求获取一些更加久远的记录。

房地产文件

房产相关的文件,户主可以联系当初负责购买房屋交收的title company(产权公司)、escrow company(托管公司)或银行获取文件副本;对于继承的遗产,可以查询法庭记录(court records)上的probate values;很多时候,房产经纪人也能够提供一些帮助。

申请理赔很多时候也需要提供价值相关的证明,例如县的评估员(county assessor)办公室处可以拿到房产税估价报表;抵押贷款公司应该也能查询到房屋估价的副本,还可以审查同社区房子的公平市场价值等;签发保险的公司也会列出建筑物的评估价值。

如果有房屋装修相关的记录,比如承包商的发票和合同之类,可以向商家要求提供用于核实工作和成本的文件副本或声明。

其他私人财产记录

对于私人财产的索赔可能会更难列出财物价值,但以下的一些步骤也有助于记录丢失损坏物品及其价值:

  • 在手机上查看在家里拍摄的照片和视频,在背景里很可能会包含很多在灾害中受损的财产。
  • 可以通过一些二手交易网站对受损财产进行估价。
  • 可以以照片、视频、收据等作为支持估价的证据。
  • 如果商品是通过刷卡购物,联系信用卡公司或银行也可以查到之前的消费记录。

如果实在没有拍照的习惯,也可以尝试为各个房间绘制一个家具平面图来进行回忆记录。

车辆

KBB.com等很多网站都可以帮助确定汽车的当前公平市场价值。

有时候联系当时卖车的dealer也可以获得当初的购买合同副本,如果仍在供车贷,也可以联系汽车贷款银行。

写在最后

小伙伴们平时都是怎么样整理和保存重要文件的呢?有没有过受灾经历?欢迎在评论里分享更多保存、重建重要文件的好方法。

本文由爱做功课的Rain翻译整理,资料来源ConsumerFinance.gov、Investopedia、Preppers Survive等网站,未经许可不得擅自转载,否则将追究责任。图片来自网络,版权属于原作者。封面图Credit:HAKINMHAN/iStock

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