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中国领事认证/三级认证邮寄申请攻略(俄勒冈州版)
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中国领事认证/三级认证邮寄申请攻略(俄勒冈州版)

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本文于683天前发布   136天前更新
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前些日子某Rain因为需要办一份能在中国使用的声明书公证被搞的头大,因为不想去旧金山总领馆,最后选择了办理声明书的领事认证,也就是俗称的三级认证:1. 拟送往中国使用的公证书或者由美国有关机构出具的其他证明文书;2. 经州务卿或美国务院认证(Authentication);3. 由中国驻美使领馆认证(Legalization)

领事认证过后的声明书委托书公证以及一些美国出具的证件等等在中国也会被承认,另外领事认证可以通过邮寄申请,甚至找代理代办也成。不过某Rain在小农村里找靠谱代办更难就自己捣鼓了,办过后发觉实际上手续并不难(至少在俄勒冈是这样的)。

某Rain通过邮寄申请也不用再跑外州那么远的路程,下面就来分享一下这次办理领事认证的手续和经验。

第一步:本地公证 Notarization

(图片转自Guilford Free Library,版权属于原作者)

如果是委托书、声明书一类首先要由当地公证员(Notary Public)办理公证,大多数UPS Store里就有公证服务,或者直接搜索附近的notary services就能找到家附近的公证办理处。俄勒冈州办理公证的统一价是 $10/份

各类常用的声明书委托书书写格式可以参考领馆提供的参考文档,但通常当地公证员不懂中文,所以最好自己翻译一下(或者网上搜索sample改改),一段中文一段英文那样,打印出来,最后签名和日期的地方留空。带上ID(本地的公证员只看了driver's license,并没有看passport),在公证员面前签字并写日期,之后公证员会在后面再补一段公证文字并签名盖章。

如果需要做出生证、死亡证、结婚证书等的认证的话,在俄勒冈州是直接拿由美国的有权机关出具“核证副本”(Certified Copy)或证书的原件就可以了。这些证书通常可以在各州的Vital Records部门申请(购买)到,也可以直接在 https://www.vitalchek.com/ 网上申请(比自己直接申请要贵点)。

第二步:州务卿/国务院认证 Authentication

by Rain

第二步就是将已公证的文书或者美国政府出具的证书原件,办理州务卿(Secretary of State)认证。据说有部分州还要求先向County Clerk申请认证,再由州务卿认证,但在俄勒冈州直接申请州务卿认证即可。

另外,DC大使馆辖区州还需要进行国务院(U.S. Department of State)认证,但其他州都只需要进行州务卿认证就可以了。

州务卿认证分为AuthenticationApostille两种,其实都是一样功能的,就是使用的国家地区不一样,因为中国内地不属于Hague Apostille Convention(海牙公约成员国),所以应选择办理Authentication,像俄勒冈州的认证申请表里就有特别选择文书是否要在中国内地使用。申请的时候注意提一下要在mainland China使用就好。

俄勒冈州的州务卿认证可以直接到Salem的办公室办理或者邮寄办理。邮寄办理需要2-10个工作日,直接去的话不用预约人也很少基本不用排队,即场就能拿到。办理认证的价格同样是统一价 $10/份,收支票、money order或刷卡。

其余各州州务卿办公室联系方法及认证申请流程可以搜索“Authentication and Apostille + 州名”关键词查询。

送往中国港澳地区使用的有关文书,无需办理领事认证。有关文书经美国当地机构公证,并经有关州务卿或美国国务院办理附加证明书(Apostille)后,即可在港澳使用。

第三步:领事认证 Legalization

(图片转自china-embassy.org,版权属于原作者)

最后一步,就是根据中国驻美使领馆领区划分,属于总领事馆所辖领区的,向相关总领事馆申请领事认证;属于大使馆所辖领区的,须送美国国务院办理认证后,再送大使馆申请领事认证。

(图片转自china-embassy.org,版权属于原作者)

所以作为俄勒冈州居民,直接向旧金山总领馆申请就可以了,我选择的是邮寄申请。

申办领事认证所需材料

  • 填妥的《中华人民共和国驻外使领馆公证认证申请表》1份,新版领事认证申请表需打印填写,恕不接受手写表格,领事认证申请表如用英文填写,需全部使用大写字母。。
  • 已经美国务院认证(送往大使馆认证)或州务卿认证(送往总领馆认证)的文书原件及复印件1份
  • 本人有效护照原件及带照片资料页复印件或驾照等其他有效身份证件复印件。
  • 代理人代为申请的,应提交代理人有效身份证件和申请人有效身份证件复印件。

  • 如办理公司营业执照文件认证,还应提交公司法人代表的护照或驾照复印件及能证明公司法人代表身份的公司文件。

  • 领事官员认为与办理认证申请有关的其他证明文件。

邮寄申请费用

  • 民事类25美元/份;商事类50美元/份
  • 手续费:5美元/邮包(信封)
  • 现金支票(MONEY ORDER、CASHIER’S CHECK 付款(不接受现金、信用卡、网银转帐或支票),收款人写:Chinese Consulate(大使馆的应写:CHINESE EMBASSY)。同一批申请的合计费用可写在一张支票上,金额务必准确,金额如有任何差错,恕不接受。

例如某Rain要办的是一份死亡证公证,以及一份民事声明书公证,总共应为($25 x 2 + $5)= $55。到自己的开户银行里办一张cashier's check就成,我还在memo上加了一句“legalization for 2 civil documents”。

信封及回邮信封

总领馆官网要求说,仅接受有查询号码功能的回邮信件,如FedEx,UPS,或USPS等,不接受挂号回邮信封,如:CERTIFIED、REGISTERED信封。所以带tracking的、比较快捷可靠、价格最便宜的就是使用 USPS Priority Mail 2-Day Flat Rate Envelope,统一邮资 $6.65/份

(图片转自USPS,版权属于原作者)

如果担心USPS还不够靠谱(毕竟要寄护照原件),可以选择用FedEx或者UPS的专用信封来寄,价格也会贵点,从我这边寄到领事馆,按 FedEx 2Day 或者 UPS 2nd Day Air,价格在$20~$25/份,再加上回邮邮资...价格相差还是挺多的。

旧金山总领馆邮寄地址:

Visa Office(领事认证), Chinese Consulate  

1450 Laguna Street, San Francisco, CA94115  

领事馆要求信封上收件人处必须中文注明“领事认证”,否则邮件可能被拒收,但一般打印label时不能用中文,所以我都是在旁边再手动添加。

总领馆要求回邮信封上,寄件人地址与收件人地址均应填写申请人地址,而非领馆地址,并要确保已预付足够的回邮邮资。

所以某Rain最终大信封里装的就是:

  • 填妥的《中华人民共和国驻外使领馆公证认证申请表》;
  • 已经州务卿认证的文书原件及所有页复印件;
  • 本人有效护照原件及带照片资料页复印件;
  • 申请费用的Casher's Check;
  • 已付邮资、收件人寄件人都是自己的回邮信封。

总结

在俄勒冈州的操作流程就是简单三步

  • 1. 自己写中英文版的委托书声明书找当地公证员公证,或去申请美国出具证书的Certified Copy;
  • 2. 向Secretary of State 申请州务卿认证;
  • 3. 向旧金山总领馆申请领事认证。

根据追踪记录,我申请领事认证的材料在12月6日由UPS寄出,12月8日显示已送达;然后回邮的追踪显示12月15日寄出,12月19日送达;领事认证标签上的日期则是12月12日,符合领馆官网说的邮寄办证一般需7个工作日。

by Rain

所谓的领事认证就是在州务卿认证的那页后贴了一个这样的标签,有了这份领事认证以后,在美国这边的出生证、死亡证等或者声明书、委托书公证等就能拿回中国使用了。

邮寄办理领事认证没有加急申请,但亲自去办理公证或者认证的话,按领馆官网说法:

  • 普通件:4个工作日
  • 加急件:2—3个工作日,每份加收20美元
  • 特急件:1个工作日,每份加收30美元

相比较要预约亲自跑旧金山总领馆,邮寄办理领事认证真的很省事。需要注意的就是无论是公证员或者州务卿装订上的附加页都不能随便动,可以折叠,但必须要保留原来的装订,复印时小心不要拆开了。有时候文件多几页,再多订几页要骑缝章的附加页就会有些乱,强迫症看着比较难受。

写在最后

希望以上的经验对小伙伴们会有帮助,欢迎小伙伴们分享更多心得经验。

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